Expédier les contreparties d'une campagne Ulule

Une campagne réussie, c'est une bonne nouvelle. C'est aussi, quelques semaines plus tard, des dizaines ou des centaines de colis à préparer d'un coup. Recopier chaque adresse sur le site d'un transporteur prend des heures, et le tarif au guichet pèse lourd sur le budget de la campagne.

Nous avons conçu l'import de fichier pour ce cas : une vente faite ailleurs que dans une boutique en ligne, avec une liste d'adresses à expédier. Voici comment l'utiliser, étape par étape.

1. Préparer le fichier des contributeurs

Depuis votre espace de porteur de projet, exportez la liste des contributeurs de votre campagne au format CSV. Ouvrez-la dans un tableur et gardez seulement les personnes qui reçoivent une contrepartie physique.

Expédie Malin reconnaît les en-têtes courants, en français ou en anglais : Référence, Prénom, Nom, Société, Adresse, Complément, Code postal, Ville, Pays, Email, Téléphone, Poids et Point relais. Six colonnes sont obligatoires : le nom, l'adresse, le code postal, la ville, l'email et le téléphone. Les transporteurs ont besoin de l'email et du téléphone pour prévenir le destinataire de l'arrivée de son colis.

• Pays : si la colonne manque, nous comptons la France.
• Poids : indiquez-le par ligne si les contreparties diffèrent. Sinon, le poids par défaut de votre compte s'applique.
• Référence : le numéro de contribution, par exemple. Elle évite les doublons si vous importez le fichier une seconde fois.

Un modèle de fichier est téléchargeable dans l'application. Le séparateur, point-virgule ou virgule, est détecté seul. Si Excel a supprimé le zéro d'un code postal ou d'un numéro de téléphone, nous le remettons.

2. Importer et vérifier les colonnes

Dans Expédie Malin, ouvrez l'import de fichier et choisissez votre CSV. Nous vous proposons une correspondance entre vos colonnes et nos champs. Vérifiez-la avant de valider : c'est le moment de corriger une colonne mal reconnue.

Chaque ligne est ensuite contrôlée comme un envoi saisi à la main. Une adresse incomplète ou un téléphone invalide vous sont signalés avant toute étiquette, pas après.

3. Point relais ou domicile

Le point relais est souvent le choix le moins cher pour une campagne. Si votre fichier contient l'identifiant du point relais choisi par le contributeur, par exemple recueilli avec un questionnaire, nous le reprenons. Sinon, nous retenons d'office le point relais le plus proche de son adresse.

Dans les deux cas, vous pouvez changer le point relais de chaque commande avant de valider. Une option livre à domicile les commandes pour lesquelles aucun point relais n'a été trouvé près du destinataire.

4. Envoyer en lot et imprimer un seul PDF

Sélectionnez les commandes à expédier et lancez l'envoi groupé. Un récapitulatif affiche le transporteur, le point relais et le prix de chaque colis avant que vous confirmiez. Les étiquettes sont créées par lots de 50, puis réunies dans un seul fichier PDF à imprimer.

Avant un gros lot, écrivez-nous. Votre compte a un plafond pour les envois pas encore facturés : nous le relevons avant votre campagne pour que rien ne bloque le jour de l'expédition.

Ensuite, collez chaque étiquette sur son colis et déposez les colis chez le transporteur. Pour Mondial Relay, n'importe quel Point Relais ou Locker accepte le dépôt.

5. Suivre les colis

Le numéro de suivi de chaque colis apparaît dans votre espace dès la création de l'étiquette, et son statut se met à jour à chaque étape. Le transporteur prévient le contributeur quand son colis l'attend en point relais. Vous pouvez aussi lui transmettre le numéro dans votre prochaine actualité de campagne.

6. Combien coûte l'envoi des contreparties ?

Vous payez seulement les étiquettes, sans abonnement. Les envois sont regroupés sur une facture par mois. Pour estimer votre budget, multipliez le prix d'un colis par le nombre de contributeurs concernés.

Nos conseils pour une expédition sans surprise

• Pesez une contrepartie emballée avant d'importer. Un colis de 1,1 kg coûte le prix du palier de 2 kg.
• Regroupez par contrepartie : un import par type de colis simplifie le poids et la préparation.
• Demandez le téléphone dans votre questionnaire de campagne. Sans lui, la ligne ne passe pas.
• Comparez les transporteurs selon le poids : notre guide Mondial Relay ou Colissimo vous aide à choisir.